1. Introduction

Vocito AI is an AI-powered voice agent platform that handles inbound and outbound phone calls for businesses. We believe in full transparency about how our AI works, what it does, and what your rights are.

This AI Transparency Notice is published in compliance with the EU AI Act (Regulation (EU) 2024/1689) and supplements our Privacy Policy and Data Processing Agreement.

• Legal entity: HSR Agency (trade name: Vocito.ai)
• Registered in: The Netherlands
• Contact: privacy@vocito.ai

2. What Our AI Does

Vocito AI agents are designed to assist businesses by handling telephone communications. Specifically, our AI:

• Answers inbound phone calls using natural-sounding AI voices
• Understands caller intent through speech recognition and natural language understanding (NLU)
• Provides information, answers questions, and takes messages
• Schedules appointments and creates follow-up tasks
• Generates call transcripts, summaries, and lead qualifications
• Routes calls to human staff when needed or when requested by the caller

3. AI Disclosure — EU AI Act Compliance

Under the EU AI Act, individuals have the right to know when they are interacting with an AI system. Vocito AI fully complies with this requirement:

• All callers are informed they are speaking with an AI system at the start of each call
• Our AI agents identify themselves as AI before engaging in conversation
• Customers (businesses using Vocito AI) can configure the exact disclosure message to suit their brand and language
• We do not design our AI to deceive callers into thinking they are speaking with a human
• If a caller asks whether they are speaking to a human or AI, the system will always confirm it is an AI

4. How Our AI Makes Decisions

Transparency about AI decision-making is a core principle of our platform:

• Our AI uses large language models (LLMs) to understand and respond to caller queries in natural language
• No automated decisions with legal or similarly significant effects are made by our AI — all outputs are advisory only
• AI-generated outputs such as lead scores, call summaries, sentiment classifications, and follow-up recommendations are advisory and intended to assist human decision-making
• A human can always review and override any AI decision or output
• Our AI does not make decisions about credit, employment, insurance, legal matters, or other areas with significant personal impact

5. AI Model Training

We are transparent about how data may be used in relation to AI model improvement:

• We may use anonymized and aggregated data to improve the quality and accuracy of our AI models
• Customer call data is NOT used for third-party model training by default
• Customers can explicitly opt out of any model improvement program by contacting privacy@vocito.ai
• Third-party AI providers (including OpenAI, ElevenLabs, and Google) have their own data policies; we use API configurations that disable training on customer data where such options are available
• We regularly review our subprocessors' data practices to ensure alignment with our data protection commitments

6. Accuracy & Limitations

No AI system is perfect. We believe in being honest about the limitations of our technology:

• AI may occasionally misunderstand callers or provide incorrect or incomplete information
• Speech recognition accuracy depends on audio quality, accents, dialects, and background noise
• AI is not suitable for emergency situations (medical emergencies, fire, police) — callers in distress should contact emergency services directly
• Complex, sensitive, or emotionally charged situations are escalated to human staff whenever possible
• AI responses are based on the knowledge base and instructions configured by the customer; the AI does not have independent judgment

7. Human Oversight

Human oversight is built into every layer of the Vocito AI platform:

• Customers have full control over AI agent behavior through prompts, configuration settings, and knowledge bases
• Call recordings and transcripts are available for review of all AI interactions (subject to customer configuration)
• Customers can disable AI features at any time and revert to traditional call handling
• Real-time call transfer to human agents is available during any AI-handled call
• Dashboard analytics allow customers to monitor AI performance and intervene when needed

8. Data Handling

For full details on how we handle personal data, please refer to our Privacy Policy and Data Processing Agreement (DPA). Key points related to AI processing:

• Call data is processed on EU-based servers
• AI processing uses encrypted connections (TLS 1.3) to all subprocessors
• Data at rest is encrypted with AES-256
• We maintain data processing agreements with all AI subprocessors
• Standard Contractual Clauses (SCCs) are in place for any transfers outside the EEA

9. Your Rights

Whether you are a caller, an end user, or a customer, you have the following rights in relation to our AI systems:

• Right to know you are interacting with an AI — this is guaranteed at the start of every call
• Right to request human assistance during any call handled by our AI
• Right to access data from your AI interactions (transcripts, recordings, summaries)
• Right to rectification — correct inaccurate data resulting from AI processing
• Right to erasure — request deletion of data from AI interactions
• Right to object to AI processing of your data

To exercise any of these rights, contact us at privacy@vocito.ai. We will respond within 30 days.

10. EU AI Act Classification

Under the EU AI Act (Regulation (EU) 2024/1689), AI systems are classified by risk level. Vocito AI falls under the following classification:

• Vocito AI operates as a "limited risk" AI system under the EU AI Act
• Our primary obligation is transparency: ensuring that individuals interacting with our AI system are aware they are doing so
• We are not classified as "high risk" because our AI does not make automated decisions with legal or similarly significant effects on individuals
• We maintain technical documentation of our AI systems as required by the regulation
• We continuously monitor regulatory developments and will update our practices as requirements evolve

11. Contact

For any questions, concerns, or requests related to our use of AI, please contact:

• AI & Privacy inquiries: privacy@vocito.ai
• Legal entity: HSR Agency (Vocito.ai), The Netherlands

1. Inleiding

Vocito AI is een AI-gestuurd spraakagentplatform dat inkomende en uitgaande telefoongesprekken afhandelt voor bedrijven. Wij geloven in volledige transparantie over hoe onze AI werkt, wat het doet en wat uw rechten zijn.

Deze AI-Transparantieverklaring is gepubliceerd in overeenstemming met de EU AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) en vormt een aanvulling op ons Privacybeleid en onze Verwerkersovereenkomst.

• Onderneming: HSR Agency (handelsnaam: Vocito.ai)
• Gevestigd in: Nederland
• Contact: privacy@vocito.ai

2. Wat onze AI doet

Vocito AI-agenten zijn ontworpen om bedrijven te ondersteunen bij telefonische communicatie. Concreet doet onze AI het volgende:

• Beantwoordt inkomende telefoongesprekken met natuurlijk klinkende AI-stemmen
• Begrijpt de intentie van bellers via spraakherkenning en natuurlijk taalbegrip (NLU)
• Verstrekt informatie, beantwoordt vragen en neemt berichten aan
• Plant afspraken in en creëert opvolgacties
• Genereert gesprekstranscripties, samenvattingen en leadkwalificaties
• Schakelt gesprekken door naar medewerkers wanneer nodig of wanneer de beller daarom vraagt

3. AI-melding — EU AI-verordening

Op grond van de EU AI-verordening hebben personen het recht om te weten wanneer zij met een AI-systeem communiceren. Vocito AI voldoet volledig aan deze verplichting:

• Alle bellers worden geïnformeerd dat zij met een AI-systeem spreken aan het begin van elk gesprek
• Onze AI-agenten identificeren zichzelf als AI voordat het gesprek begint
• Klanten (bedrijven die Vocito AI gebruiken) kunnen het exacte meldingsbericht configureren passend bij hun merk en taal
• Wij ontwerpen onze AI niet om bellers te misleiden door te doen alsof zij met een mens spreken
• Als een beller vraagt of hij/zij met een mens of AI spreekt, zal het systeem altijd bevestigen dat het een AI is

4. Hoe onze AI beslissingen neemt

Transparantie over AI-besluitvorming is een kernprincipe van ons platform:

• Onze AI maakt gebruik van grote taalmodellen (LLM's) om vragen van bellers in natuurlijke taal te begrijpen en te beantwoorden
• Er worden geen geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen genomen door onze AI — alle uitvoer is uitsluitend adviserend
• AI-gegenereerde uitvoer zoals leadscores, gesprekssamenvattingen, sentimentclassificaties en opvolgaanbevelingen zijn adviserend en bedoeld om menselijke besluitvorming te ondersteunen
• Een mens kan altijd AI-beslissingen of -uitvoer beoordelen en overschrijven

5. Training van AI-modellen

Wij zijn transparant over hoe gegevens kunnen worden gebruikt voor verbetering van AI-modellen:

• Wij kunnen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens gebruiken om de kwaliteit en nauwkeurigheid van onze AI-modellen te verbeteren
• Klantgespreksdata wordt standaard NIET gebruikt voor modeltraining door derden
• Klanten kunnen expliciet afzien van deelname aan enig modelverbeteringsprogramma door contact op te nemen via privacy@vocito.ai
• Externe AI-leveranciers (waaronder OpenAI, ElevenLabs en Google) hebben eigen databeleid; wij gebruiken API-configuraties die training op klantgegevens uitschakelen waar dergelijke opties beschikbaar zijn

6. Nauwkeurigheid & beperkingen

Geen enkel AI-systeem is perfect. Wij geloven in eerlijkheid over de beperkingen van onze technologie:

• AI kan bellers soms verkeerd begrijpen of onjuiste of onvolledige informatie verstrekken
• De nauwkeurigheid van spraakherkenning is afhankelijk van audiokwaliteit, accenten, dialecten en achtergrondgeluid
• AI is niet geschikt voor noodsituaties (medische noodgevallen, brand, politie) — bellers in nood dienen rechtstreeks contact op te nemen met hulpdiensten
• Complexe, gevoelige of emotioneel geladen situaties worden waar mogelijk doorgeschakeld naar medewerkers

7. Menselijk toezicht

Menselijk toezicht is ingebouwd in elke laag van het Vocito AI-platform:

• Klanten hebben volledige controle over het gedrag van AI-agenten via prompts, configuratie-instellingen en kennisbanken
• Gespreksopnames en transcripties zijn beschikbaar voor beoordeling van alle AI-interacties
• Klanten kunnen AI-functies op elk moment uitschakelen en terugkeren naar traditionele gespreksafhandeling
• Realtime doorschakeling naar menselijke medewerkers is beschikbaar tijdens elk AI-gesprek

8. Gegevensverwerking

Raadpleeg ons Privacybeleid en onze Verwerkersovereenkomst (DPA) voor volledige details. Belangrijke punten met betrekking tot AI-verwerking:

• Gespreksdata wordt verwerkt op servers binnen de EU
• AI-verwerking maakt gebruik van versleutelde verbindingen (TLS 1.3) naar alle subverwerkers
• Gegevens in rust worden versleuteld met AES-256
• Standaard Contractbepalingen (SCC's) zijn van toepassing voor doorgifte buiten de EER

9. Uw rechten

Of u nu beller, eindgebruiker of klant bent, u heeft de volgende rechten met betrekking tot onze AI-systemen:

• Recht om te weten dat u met een AI communiceert — dit wordt gegarandeerd aan het begin van elk gesprek
• Recht om menselijke hulp te vragen tijdens elk gesprek dat door onze AI wordt afgehandeld
• Recht op inzage in gegevens van uw AI-interacties (transcripties, opnames, samenvattingen)
• Recht op rectificatie — onjuiste gegevens als gevolg van AI-verwerking corrigeren
• Recht op wissing — verwijdering van gegevens uit AI-interacties verzoeken
• Recht van bezwaar tegen AI-verwerking van uw gegevens

Neem contact op via privacy@vocito.ai. Wij reageren binnen 30 dagen.

10. EU AI-verordening classificatie

Op grond van de EU AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689) worden AI-systemen geclassificeerd naar risiconiveau:

• Vocito AI opereert als een AI-systeem met "beperkt risico" onder de EU AI-verordening
• Onze primaire verplichting is transparantie: ervoor zorgen dat personen die met ons AI-systeem communiceren, weten dat zij dit doen
• Wij zijn niet geclassificeerd als "hoog risico" omdat onze AI geen geautomatiseerde beslissingen neemt met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen
• Wij onderhouden technische documentatie van onze AI-systemen zoals vereist door de verordening
• Wij volgen voortdurend de regelgevende ontwikkelingen en passen onze praktijken aan waar nodig

11. Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot ons gebruik van AI:

• AI & Privacy: privacy@vocito.ai
• Onderneming: HSR Agency (Vocito.ai), Nederland

1. Einleitung

Vocito AI ist eine KI-gestützte Sprachagenten-Plattform, die Telefongespräche für Unternehmen abwickelt. Dieser KI-Transparenzhinweis wird in Übereinstimmung mit der EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) veröffentlicht und ergänzt unsere Datenschutzrichtlinie und Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

• Unternehmen: HSR Agency (Handelsname: Vocito.ai)
• Sitz: Niederlande
• Kontakt: privacy@vocito.ai

2. Was unsere KI tut

• Beantwortet eingehende Anrufe mit natürlich klingenden KI-Stimmen
• Versteht die Absicht des Anrufers durch Spracherkennung und natürliches Sprachverständnis (NLU)
• Gibt Informationen, beantwortet Fragen und nimmt Nachrichten entgegen
• Vereinbart Termine und erstellt Folgeaufgaben
• Erstellt Gesprächstranskripte, Zusammenfassungen und Lead-Qualifizierungen
• Leitet Anrufe bei Bedarf an menschliche Mitarbeiter weiter

3. KI-Offenlegung — EU-KI-Verordnung

• Alle Anrufer werden informiert, dass sie mit einem KI-System sprechen
• Unsere KI-Agenten identifizieren sich als KI zu Beginn jedes Gesprächs
• Kunden können die genaue Offenlegungsnachricht konfigurieren
• Unsere KI ist nicht darauf ausgelegt, Anrufer zu täuschen

4. Wie unsere KI Entscheidungen trifft

• Unsere KI verwendet große Sprachmodelle (LLMs) zur Verarbeitung natürlicher Sprache
• Keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung — alle Ergebnisse sind beratend
• KI-generierte Ergebnisse (Lead-Scores, Zusammenfassungen, Klassifizierungen) dienen der Unterstützung menschlicher Entscheidungen
• Ein Mensch kann jederzeit KI-Entscheidungen überprüfen und überschreiben

5. Training von KI-Modellen

• Anonymisierte und aggregierte Daten können zur Modellverbesserung verwendet werden
• Kunden-Anrufdaten werden standardmäßig NICHT für das Training verwendet
• Kunden können sich explizit abmelden: privacy@vocito.ai
• Drittanbieter (OpenAI, ElevenLabs, Google) haben eigene Datenrichtlinien; wir verwenden API-Konfigurationen, die das Training mit Kundendaten deaktivieren

6. Genauigkeit & Einschränkungen

• KI kann Anrufer gelegentlich missverstehen oder unvollständige Informationen geben
• Spracherkennungsgenauigkeit hängt von Audioqualität, Akzenten und Hintergrundgeräuschen ab
• KI ist nicht für Notfälle geeignet (medizinische Notfälle, Feuer, Polizei)
• Komplexe oder sensible Situationen werden an menschliche Mitarbeiter eskaliert

7. Menschliche Aufsicht

• Kunden haben volle Kontrolle über das KI-Verhalten
• Aufzeichnungen und Transkripte stehen zur Überprüfung bereit
• KI-Funktionen können jederzeit deaktiviert werden
• Echtzeit-Weiterleitung an menschliche Mitarbeiter ist jederzeit möglich

8. Ihre Rechte

• Recht zu wissen, dass Sie mit einer KI interagieren — garantiert bei jedem Anruf
• Recht auf menschliche Unterstützung während jedes Gesprächs
• Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch gegen KI-Verarbeitung

Kontakt: privacy@vocito.ai (Antwort innerhalb von 30 Tagen).

9. EU-KI-Verordnung Klassifizierung

Vocito AI ist als KI-System mit "begrenztem Risiko" eingestuft. Unsere Hauptpflicht ist Transparenz: Sicherstellen, dass Anrufer wissen, dass sie mit einer KI sprechen. Wir führen technische Dokumentation gemäß den Anforderungen der Verordnung.

10. Kontakt

• KI & Datenschutz: privacy@vocito.ai
• Unternehmen: HSR Agency (Vocito.ai), Niederlande

1. Introduction

Vocito AI est une plateforme d'agents vocaux IA qui gère les appels téléphoniques pour les entreprises. Cet avis de transparence est publié conformément au Règlement européen sur l'IA (Règlement (UE) 2024/1689) et complète notre Politique de confidentialité et notre Accord de traitement des données.

• Entité : HSR Agency (nom commercial : Vocito.ai)
• Siège : Pays-Bas
• Contact : privacy@vocito.ai

2. Ce que fait notre IA

• Répond aux appels entrants avec des voix IA au son naturel
• Comprend l'intention de l'appelant grâce à la reconnaissance vocale et la compréhension du langage naturel
• Fournit des informations, répond aux questions et prend des messages
• Planifie des rendez-vous et crée des tâches de suivi
• Génère des transcriptions, résumés et qualifications de prospects
• Transfère les appels au personnel humain si nécessaire

3. Divulgation IA — Règlement européen sur l'IA

• Tous les appelants sont informés qu'ils parlent avec un système d'IA
• Nos agents IA s'identifient comme IA au début de chaque appel
• Les clients peuvent configurer le message de divulgation exact
• Notre IA n'est pas conçue pour tromper les appelants

4. Comment notre IA prend des décisions

• Notre IA utilise des grands modèles de langage (LLM) pour comprendre et répondre aux questions
• Aucune décision automatisée ayant des effets juridiques — tous les résultats sont consultatifs
• Les résultats de l'IA (scores de prospects, résumés, classifications) sont consultatifs
• Un humain peut toujours examiner et annuler toute décision de l'IA

5. Entraînement des modèles IA

• Des données anonymisées et agrégées peuvent être utilisées pour améliorer nos modèles
• Les données d'appels clients ne sont PAS utilisées par défaut pour l'entraînement
• Les clients peuvent se désinscrire explicitement : privacy@vocito.ai
• Les fournisseurs tiers (OpenAI, ElevenLabs, Google) ont leurs propres politiques ; nous utilisons des configurations API désactivant l'entraînement sur les données clients

6. Précision & limites

• L'IA peut parfois mal comprendre les appelants ou fournir des informations incorrectes
• La précision dépend de la qualité audio, des accents et du bruit de fond
• L'IA n'est pas adaptée aux situations d'urgence (médicales, incendie, police)
• Les situations complexes ou sensibles sont transmises au personnel humain

7. Supervision humaine

• Les clients ont un contrôle total sur le comportement de l'IA
• Enregistrements et transcriptions disponibles pour examen
• Les fonctionnalités IA peuvent être désactivées à tout moment
• Transfert en temps réel vers un agent humain possible à tout moment

8. Vos droits

• Droit de savoir que vous interagissez avec une IA — garanti à chaque appel
• Droit de demander une assistance humaine pendant tout appel
• Accès, rectification, effacement, opposition au traitement par IA

Contact : privacy@vocito.ai (réponse sous 30 jours).

9. Classification Règlement européen sur l'IA

Vocito AI est classé comme un système d'IA à "risque limité". Notre obligation principale est la transparence : garantir que les appelants savent qu'ils interagissent avec une IA. Nous maintenons la documentation technique requise par le règlement.

10. Contact

• IA & Confidentialité : privacy@vocito.ai
• Entité : HSR Agency (Vocito.ai), Pays-Bas