Denna översättning tillhandahålls för din bekvämlighet. Den engelska versionen är den bindande texten.
Vocito.ai · Plattform för AI-röstreceptionist
Detta Personuppgiftsbiträdesavtal ("Biträdesavtalet") ingås mellan den kund som identifieras i Vocito.ai-kontot ("Personuppgiftsansvarig", "Kunden", "du") och Vocito.ai B.V. ("Personuppgiftsbiträdet", "Vocito", "vi"), och utgör en integrerad del av Användarvillkor och avtalet mellan parterna om tillhandahållande av Vocito-tjänsten.
Detta Biträdesavtal återspeglar parternas överenskommelse avseende Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning, i enlighet med kraven i artikel 28 i den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 ("GDPR").
Tillägg för Betaperioden (maj 2026, GA): Medan Vocito är i Beta gäller lagringsperioden i Bilaga A som 90 dagar för samtalsinspelningar, transkriptioner och AI-samtalsmetadata (standardperioderna för GA gäller när Beta avslutas). Underbiträden och tekniska och organisatoriska åtgärder i Bilaga B/C gäller oförändrade under Beta. Den Personuppgiftsansvarige (Kunden) bekräftar att behandling under Betaperioden kan innefatta korta avbrott, funktionsregressioner eller dataåterställningar enligt beskrivningen i våra användarvillkor §2 (Betaprogram). Vocito fortsätter att respektera registrerades rättigheter, anmälan av personuppgiftsincidenter och granskningsskyldigheter enligt detta Biträdesavtal under Beta utan ändringar.
Om inte annat definieras häri har termer med inledande versal den betydelse som anges i GDPR eller användarvillkoren. Följande ytterligare definitioner gäller:
Kunden är Personuppgiftsansvarig och Vocito är Personuppgiftsbiträde avseende Personuppgifter som behandlas via Tjänsten. Personuppgiftsbiträdet ska behandla Personuppgifter endast för den Personuppgiftsansvariges räkning och i enlighet med dennes dokumenterade instruktioner.
Detta Biträdesavtal gäller för alla Personuppgifter som Personuppgiftsbiträdet behandlar för den Personuppgiftsansvariges räkning i samband med tillhandahållandet av Tjänsten, såsom närmare beskrivs i Bilaga A.
Detta Biträdesavtal kompletterar och utgör en del av användarvillkoren. Vid konflikt mellan detta Biträdesavtal och användarvillkoren i dataskyddsfrågor ska detta Biträdesavtal ha företräde.
Uppgifterna om behandlingsaktiviteterna anges i Bilaga A och omfattar:
Personuppgiftsbiträdet ska:
Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att alla personer som har behörighet att behandla Personuppgifter har åtagit sig att iaktta konfidentialitet eller omfattas av en lämplig lagstadgad tystnadsplikt.
Personuppgiftsbiträdet ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till risken, såsom beskrivs i Bilaga B och i enlighet med artikel 32 GDPR.
Personuppgiftsbiträdet ska uppfylla de villkor som anges i avsnitt 6 för anlitande av underbiträden.
Personuppgiftsbiträdet ska bistå den Personuppgiftsansvarige med att fullgöra sina skyldigheter att besvara registrerades begäranden, såsom anges i avsnitt 9.
Med beaktande av behandlingens art och den information som Personuppgiftsbiträdet har tillgång till ska Personuppgiftsbiträdet bistå den Personuppgiftsansvarige med att säkerställa efterlevnaden av artiklarna 32 till 36 GDPR, inklusive skyldigheter avseende säkerhet i samband med behandlingen, anmälan av personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömningar avseende dataskydd och förhandssamråd med tillsynsmyndigheter.
Personuppgiftsbiträdet ska, beroende på vad den Personuppgiftsansvarige väljer, radera eller återlämna alla Personuppgifter efter det att tillhandahållandet av tjänsterna har avslutats, såsom anges i avsnitt 13.
Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige tillgång till all information som krävs för att visa att artikel 28 GDPR efterlevs samt möjliggöra och bidra till granskningar, såsom anges i avsnitt 12.
Den Personuppgiftsansvarige ska:
Den Personuppgiftsansvarige ger ett allmänt skriftligt förhandstillstånd för Personuppgiftsbiträdet att anlita underbiträden för att bistå med tillhandahållandet av Tjänsten, med förbehåll för villkoren i detta avsnitt. Den aktuella förteckningen över godkända underbiträden anges i Bilaga C.
När Personuppgiftsbiträdet anlitar ett underbiträde:
Personuppgiftsbiträdet ska meddela den Personuppgiftsansvarige minst 30 dagar i förväg om alla planerade ändringar avseende tillägg eller ersättning av underbiträden, så att den Personuppgiftsansvarige får möjlighet att invända mot sådana ändringar.
Om den Personuppgiftsansvarige har rimliga skäl att invända mot anlitandet av ett nytt underbiträde ska den Personuppgiftsansvarige meddela Personuppgiftsbiträdet inom 14 dagar från mottagandet av meddelandet. Parterna ska diskutera den Personuppgiftsansvariges invändningar i god tro. Om parterna inte kan nå en lösning får den Personuppgiftsansvarige säga upp de berörda tjänsterna utan påföljd genom skriftligt meddelande.
Personuppgiftsbiträdet ska införa och upprätthålla de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som beskrivs i Bilaga B, vilka minst omfattar:
Personuppgiftsbiträdet ska regelbundet utvärdera och uppdatera säkerhetsåtgärderna för att säkerställa att de förblir lämpliga i förhållande till de risker som är förknippade med behandlingen. Personuppgiftsbiträdet får inte väsentligt sänka den övergripande säkerhetsnivån under detta Biträdesavtals löptid.
Personuppgiftsbiträdet ska underrätta den Personuppgiftsansvarige om en Personuppgiftsincident utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom 72 timmar efter att ha fått kännedom om den. Underrättelsen ska skickas till den e-postadress som är kopplad till den Personuppgiftsansvariges konto och ska, i den mån informationen finns tillgänglig, innehålla:
När Personuppgiftsbiträdet får kännedom om en Personuppgiftsincident ska det:
Den Personuppgiftsansvarige ansvarar för att avgöra om Personuppgiftsincidenten måste anmälas till en tillsynsmyndighet och/eller till Registrerade enligt artiklarna 33 och 34 GDPR. Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige allt rimligt samarbete och bistånd vid sådana bedömningar och vid fullgörandet av sådana skyldigheter.
Personuppgiftsbiträdet ska, med beaktande av behandlingens art, genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, i den mån det är möjligt, bistå den Personuppgiftsansvarige med att fullgöra sin skyldighet att besvara begäranden från Registrerade som utövar sina rättigheter enligt kapitel III i GDPR, inklusive:
Om Personuppgiftsbiträdet tar emot en begäran direkt från en Registrerad ska Personuppgiftsbiträdet skyndsamt (och under alla omständigheter inom 5 arbetsdagar) hänvisa den Registrerade till den Personuppgiftsansvarige och underrätta den Personuppgiftsansvarige om begäran. Personuppgiftsbiträdet ska inte besvara en sådan begäran direkt om det inte har godkänts av den Personuppgiftsansvarige eller krävs enligt lag.
Personuppgiftsbiträdet tillhandahåller funktioner via Tjänstens kontrollpanel som gör det möjligt för den Personuppgiftsansvarige att exportera Kunddata i allmänt använda maskinläsbara format (JSON, CSV). Den Personuppgiftsansvarige kan använda dessa verktyg för att uppfylla begäranden om dataportabilitet.
Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige rimligt bistånd vid genomförandet av konsekvensbedömningar avseende dataskydd ("DPIA") och förhandssamråd med tillsynsmyndigheter enligt artiklarna 35 och 36 GDPR, där så krävs i samband med behandlingen av Personuppgifter via Tjänsten. Sådant bistånd ska omfatta information om Personuppgiftsbiträdets behandlingsaktiviteter, tekniska och organisatoriska åtgärder samt arrangemang med underbiträden.
Personuppgiftsbiträdet lagrar Kunddata, inklusive Personuppgifter, primärt inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), närmare bestämt i Supabase-infrastruktur belägen i regionen Irland (eu-west-1).
Vissa underbiträden som anlitas av Personuppgiftsbiträdet är belägna i USA. När Personuppgifter överförs till ett land utanför EES som inte har erhållit ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen tillämpas följande skyddsåtgärder:
Personuppgiftsbiträdet ska genomföra och upprätthålla konsekvensbedömningar för varje internationell överföring, med utvärdering av mottagarlandets rättsliga ramverk och effektiviteten hos de skyddsåtgärder som finns på plats. Dessa bedömningar ska göras tillgängliga för den Personuppgiftsansvarige på begäran.
Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige tillgång till all information som krävs för att visa att de skyldigheter som fastställs i artikel 28 GDPR och detta Biträdesavtal har fullgjorts.
Personuppgiftsbiträdet ska möjliggöra och bidra till granskningar, inbegripet inspektioner, som genomförs av den Personuppgiftsansvarige eller av en revisor som bemyndigats av den Personuppgiftsansvarige, på följande villkor:
Där sådana finns tillgängliga kan Personuppgiftsbiträdet tillhandahålla relevanta certifieringar, granskningsrapporter (t.ex. SOC 2 Typ II-rapporter) eller sammanfattningar av oberoende tredjepartsgranskningar för att uppfylla den Personuppgiftsansvariges granskningskrav. Den Personuppgiftsansvarige samtycker till att beakta sådan dokumentation i stället för en fysisk granskning när den på ett rimligt sätt besvarar den Personuppgiftsansvariges frågor.
Vid uppsägning eller upphörande av avtalet mellan den Personuppgiftsansvarige och Personuppgiftsbiträdet:
Personuppgiftsbiträdet får behålla Personuppgifter efter uppsägningen endast när:
I varje sådant fall ska Personuppgiftsbiträdet fortsätta att skydda de bevarade uppgifterna i enlighet med detta Biträdesavtal och begränsa behandlingen till de ändamål som krävs enligt lag.
Under avtalets löptid kan den Personuppgiftsansvarige begära radering av specifika Kunddata via Tjänstens kontrollpanel eller genom skriftlig begäran till Personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsbiträdet ska uppfylla sådana begäranden inom 30 dagar, med förbehåll för teknisk genomförbarhet och rättsliga lagringsskyldigheter.
Varje part ansvarar för skada som orsakats av behandling som strider mot GDPR, i enlighet med artikel 82 GDPR:
Det totala sammanlagda ansvaret för någon av parterna enligt detta Biträdesavtal omfattas av de ansvarsbegränsningar som anges i användarvillkoren, med undantag för att sådana begränsningar inte gäller för:
Varje part ska hålla den andra parten skadeslös för alla kostnader, anspråk, skador eller utgifter som uppkommer till följd av den ersättningsskyldiga partens brott mot detta Biträdesavtal eller dess skyldigheter enligt GDPR, förutsatt att den part som begär ersättning utan dröjsmål underrättar den andra parten och ger rimligt samarbete.
Detta Biträdesavtal börjar gälla den dag då den Personuppgiftsansvarige först använder Tjänsten och förblir i kraft så länge Personuppgiftsbiträdet behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning.
Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt detta Biträdesavtal fortsätter att gälla efter avtalets upphörande i den utsträckning som krävs för att fullgöra dess skyldigheter avseende återlämnande eller radering av Personuppgifter samt eventuella fortlöpande sekretesskyldigheter.
Detta Biträdesavtal regleras av och tolkas i enlighet med lagstiftningen i Nederländerna, utan hänsyn till dess lagvalsregler. Alla tvister som uppstår enligt detta Biträdesavtal ska vara underkastade exklusiv jurisdiktion för behöriga domstolar i Amsterdam, Nederländerna.
Om någon bestämmelse i detta Biträdesavtal bedöms vara ogiltig eller inte verkställbar ska de återstående bestämmelserna fortsätta att gälla fullt ut. Den ogiltiga bestämmelsen ska ersättas med en giltig bestämmelse som så nära som möjligt återspeglar den ursprungliga avsikten.
Detta Biträdesavtal kan ändras av Personuppgiftsbiträdet för att återspegla ändringar i tillämplig lag eller i Personuppgiftsbiträdets databehandlingspraxis. Väsentliga ändringar ska meddelas den Personuppgiftsansvarige minst 30 dagar i förväg. Fortsatt användning av Tjänsten efter ett sådant meddelande innebär godkännande av det ändrade Biträdesavtalet.
Detta Biträdesavtal utgör, tillsammans med användarvillkoren, Integritetspolicyn och eventuella tillämpliga orderformulär, det fullständiga avtalet mellan parterna avseende dess föremål.
Frågor om detta Biträdesavtal ska ställas till: privacy@vocito.ai
| Föremål | Behandling av Personuppgifter via Vocitos plattform för AI-röstreceptionist |
|---|---|
| Varaktighet | Under löptiden för avtalet mellan den Personuppgiftsansvarige och Personuppgiftsbiträdet, plus tillämpliga lagringsperioder |
| Behandlingsaktivitet | Ändamål |
|---|---|
| Mottagning av inkommande telefonsamtal | Besvarande av samtal för den Personuppgiftsansvariges verksamhet via AI-röstagent |
| Samtalsinspelning | Inspelning av samtal för den Personuppgiftsansvariges granskning, kvalitetssäkring och dokumentation |
| Samtalstranskription | Omvandling av röstinspelningar till text för granskning, sökning och leadextraktion |
| AI-samtalsbehandling | Användning av stora språkmodeller för att förstå uppringarens avsikt, generera svar och extrahera strukturerad information |
| SMS-meddelanden | Utskick av uppföljande textmeddelanden till uppringare för den Personuppgiftsansvariges räkning |
| Leadhantering | Insamling, lagring och organisering av leadinformation från samtal |
| Bokning och schemaläggning | Skapande av bokningar och kalenderposter för den Personuppgiftsansvariges räkning |
| E-postintegration | Utskick av aviseringar och hantering av e-postkommunikation via Gmail/Microsoft 365 |
| Hantering av CRM-uppgifter | Lagring och organisering av kundrelationsdata |
| Analys och rapportering | Framtagning av användningsstatistik, samtalsanalyser och prestandarapporter |
| Datalagring | Lagring av Kunddata i EU-baserad infrastruktur |
Personuppgiftsbiträdet vidtar följande tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32 GDPR:
| Åtgärd | Genomförande |
|---|---|
| Kryptering under överföring | TLS 1.2+ för all dataöverföring, inklusive API-anrop, åtkomst till kontrollpanelen och kommunikation med underbiträden |
| Kryptering i vila | AES-256-kryptering för alla lagrade Personuppgifter, inklusive samtalsinspelningar, databasposter och fillagring |
| Nyckelhantering | Krypteringsnycklar hanteras via säkra nyckelhanteringstjänster med åtskillnad av ansvar |
| Åtgärd | Genomförande |
|---|---|
| Autentisering | Starka lösenordspolicyer; MFA för all administrativ åtkomst och produktionsåtkomst |
| Behörighet | Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) enligt principen om minsta möjliga behörighet; isolering av kunddata |
| Åtkomstgranskningar | Kvartalsvis granskning av alla åtkomstbehörigheter; omedelbar återkallelse vid rollbyte eller avgång |
| Isolering av kunddata | Logisk separation av Kunddata med radnivåsäkerhet (RLS) i Supabase PostgreSQL |
| Åtgärd | Genomförande |
|---|---|
| Drift | Drift i EU-region på Railway och Supabase med EU-baserad infrastruktur, krypterad i vila |
| Nätverkssäkerhet | Brandväggsskydd, nätverkssegmentering, DDoS-skydd |
| Sårbarhetshantering | Regelbunden sårbarhetsskanning; skyndsam åtgärd av kritiska sårbarheter |
| Penetrationstestning | Årlig penetrationstestning av tredje part |
| Åtgärd | Genomförande |
|---|---|
| Säkerhetsövervakning | Kontinuerlig övervakning av säkerhetshändelser, avvikelser och obehöriga åtkomstförsök |
| Granskningsloggning | Loggning av åtkomst till Personuppgifter, administrativa åtgärder och säkerhetshändelser; loggar bevaras i minst 12 månader |
| Incidenthantering | Dokumenterad incidenthanteringsplan med definierade roller, eskaleringsvägar och kommunikationsrutiner; anmälan av personuppgiftsincident inom 72 timmar |
| Åtgärd | Genomförande |
|---|---|
| Uppgiftsminimering | Behandlingen begränsas till Personuppgifter som är nödvändiga för de angivna ändamålen; realtidsströmning till AI-leverantörer i stället för massöverföringar av data |
| Lagringshantering | Automatiserade lagringspolicyer med konfigurerbara lagringsperioder; automatiserad radering av utgångna uppgifter |
| Raderingsrutiner | Säker radering av Personuppgifter på begäran eller när lagringsperioden löper ut, inklusive från säkerhetskopior inom 90 dagar |
| Åtgärd | Genomförande |
|---|---|
| Säkerhetskopior | Regelbundna automatiserade säkerhetskopior av Kunddata; krypterad lagring av säkerhetskopior; testade återställningsrutiner |
| Redundans | Redundant infrastruktur för kritiska tjänster; failover-funktioner |
| Återställningsmål | Definierade mål för återställningstid (RTO) och återställningspunkt (RPO) för kritiska system |
| Åtgärd | Genomförande |
|---|---|
| Konfidentialitet | All personal undertecknar sekretessavtal som omfattar Personuppgifter |
| Utbildning | Utbildning i säkerhets- och dataskyddsmedvetenhet för all personal vid introduktion och därefter årligen |
| Bakgrundskontroller | Bakgrundskontroller av personal med åtkomst till produktionssystem (där lagen tillåter det) |
Per maj 2026 anlitar Personuppgiftsbiträdet följande underbiträden:
| Underbiträde | Juridisk person | Ändamål | Behandlade uppgifter | Plats | Överföringsmekanism |
|---|---|---|---|---|---|
| Twilio | Twilio Inc. | Telefoniinfrastruktur, dirigering av röstsamtal, SMS-leverans | Telefonnummer, samtalsljud (realtid), samtalsmetadata, SMS-innehåll | USA | Standardavtalsklausuler + DPF |
| ElevenLabs | ElevenLabs Inc. | AI-röstsyntes, röstgenerering i realtid | Samtalsljud (realtidsströmning) | USA | Standardavtalsklausuler |
| Anthropic | Anthropic PBC | Stor språkmodell (Claude) för samtalsförståelse och svarsgenerering | Samtalstranskriptioner (realtid), samtalskontext | USA | Standardavtalsklausuler |
| Google LLC | Stor språkmodell (Gemini) för samtalsbehandling | Samtalstranskriptioner (realtid), samtalskontext | USA / EU | Standardavtalsklausuler + DPF | |
| OpenAI | OpenAI Inc. | Stor språkmodell (GPT) för samtalsbehandling | Samtalstranskriptioner (realtid), samtalskontext | USA | Standardavtalsklausuler + DPF |
| Supabase | Supabase Inc. | Drift av PostgreSQL-databas, fillagring (samtalsinspelningar), autentisering | Alla Kunddata (kontouppgifter, samtalsinspelningar, transkriptioner, leads, CRM-uppgifter) | EU (Irland) | Uppgifter lagras inom EES; standardavtalsklausuler med moderbolaget |
| Railway | Railway Corp. | Drift och körning av backend-applikation | Applikationsdata under överföring och behandling | EU-region | Uppgifter behandlas inom EES; standardavtalsklausuler med moderbolaget |
Denna förteckning upprätthålls och uppdateras av Personuppgiftsbiträdet. Den Personuppgiftsansvarige meddelas minst 30 dagar i förväg om eventuella tillägg eller ändringar i förteckningen.