Personuppgiftsbiträdesavtal

Denna översättning tillhandahålls för din bekvämlighet. Den engelska versionen är den bindande texten.

Vocito.ai · Plattform för AI-röstreceptionist

Personuppgiftsbiträde: Vocito.ai B.V., registrerat i Nederländerna
Senast uppdaterad: Maj 2026
Ikraftträdandedatum: Maj 2026
GDPR-referens: Artikel 28 i förordning (EU) 2016/679

Detta Personuppgiftsbiträdesavtal ("Biträdesavtalet") ingås mellan den kund som identifieras i Vocito.ai-kontot ("Personuppgiftsansvarig", "Kunden", "du") och Vocito.ai B.V. ("Personuppgiftsbiträdet", "Vocito", "vi"), och utgör en integrerad del av Användarvillkor och avtalet mellan parterna om tillhandahållande av Vocito-tjänsten.

Detta Biträdesavtal återspeglar parternas överenskommelse avseende Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning, i enlighet med kraven i artikel 28 i den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 ("GDPR").

Innehållsförteckning

  1. Definitioner
  2. Omfattning och roller
  3. Uppgifter om behandlingen
  4. Personuppgiftsbiträdets skyldigheter
  5. Den Personuppgiftsansvariges skyldigheter
  6. Underbiträden
  7. Säkerhetsåtgärder
  8. Anmälan av personuppgiftsincident
  9. Registrerades begäranden
  10. Konsekvensbedömning avseende dataskydd
  11. Internationella överföringar
  12. Granskningsrätt
  13. Radering och återlämnande av uppgifter
  14. Ansvar
  15. Löptid och uppsägning
  16. Allmänna bestämmelser
  17. Bilaga A: Uppgifter om behandlingen
  18. Bilaga B: Tekniska och organisatoriska åtgärder
  19. Bilaga C: Förteckning över underbiträden

Tillägg för Betaperioden (maj 2026, GA): Medan Vocito är i Beta gäller lagringsperioden i Bilaga A som 90 dagar för samtalsinspelningar, transkriptioner och AI-samtalsmetadata (standardperioderna för GA gäller när Beta avslutas). Underbiträden och tekniska och organisatoriska åtgärder i Bilaga B/C gäller oförändrade under Beta. Den Personuppgiftsansvarige (Kunden) bekräftar att behandling under Betaperioden kan innefatta korta avbrott, funktionsregressioner eller dataåterställningar enligt beskrivningen i våra användarvillkor §2 (Betaprogram). Vocito fortsätter att respektera registrerades rättigheter, anmälan av personuppgiftsincidenter och granskningsskyldigheter enligt detta Biträdesavtal under Beta utan ändringar.

1. Definitioner

Om inte annat definieras häri har termer med inledande versal den betydelse som anges i GDPR eller användarvillkoren. Följande ytterligare definitioner gäller:

2. Omfattning och roller

2.1 Parternas roller

Kunden är Personuppgiftsansvarig och Vocito är Personuppgiftsbiträde avseende Personuppgifter som behandlas via Tjänsten. Personuppgiftsbiträdet ska behandla Personuppgifter endast för den Personuppgiftsansvariges räkning och i enlighet med dennes dokumenterade instruktioner.

2.2 Behandlingens omfattning

Detta Biträdesavtal gäller för alla Personuppgifter som Personuppgiftsbiträdet behandlar för den Personuppgiftsansvariges räkning i samband med tillhandahållandet av Tjänsten, såsom närmare beskrivs i Bilaga A.

2.3 Förhållande till användarvillkoren

Detta Biträdesavtal kompletterar och utgör en del av användarvillkoren. Vid konflikt mellan detta Biträdesavtal och användarvillkoren i dataskyddsfrågor ska detta Biträdesavtal ha företräde.

3. Uppgifter om behandlingen

Uppgifterna om behandlingsaktiviteterna anges i Bilaga A och omfattar:

4. Personuppgiftsbiträdets skyldigheter

4.1 Behandlingsinstruktioner

Personuppgiftsbiträdet ska:

4.2 Konfidentialitet

Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att alla personer som har behörighet att behandla Personuppgifter har åtagit sig att iaktta konfidentialitet eller omfattas av en lämplig lagstadgad tystnadsplikt.

4.3 Säkerhet

Personuppgiftsbiträdet ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till risken, såsom beskrivs i Bilaga B och i enlighet med artikel 32 GDPR.

4.4 Underbiträden

Personuppgiftsbiträdet ska uppfylla de villkor som anges i avsnitt 6 för anlitande av underbiträden.

4.5 Registrerades rättigheter

Personuppgiftsbiträdet ska bistå den Personuppgiftsansvarige med att fullgöra sina skyldigheter att besvara registrerades begäranden, såsom anges i avsnitt 9.

4.6 Bistånd med efterlevnad

Med beaktande av behandlingens art och den information som Personuppgiftsbiträdet har tillgång till ska Personuppgiftsbiträdet bistå den Personuppgiftsansvarige med att säkerställa efterlevnaden av artiklarna 32 till 36 GDPR, inklusive skyldigheter avseende säkerhet i samband med behandlingen, anmälan av personuppgiftsincidenter, konsekvensbedömningar avseende dataskydd och förhandssamråd med tillsynsmyndigheter.

4.7 Radering eller återlämnande

Personuppgiftsbiträdet ska, beroende på vad den Personuppgiftsansvarige väljer, radera eller återlämna alla Personuppgifter efter det att tillhandahållandet av tjänsterna har avslutats, såsom anges i avsnitt 13.

4.8 Granskning och information

Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige tillgång till all information som krävs för att visa att artikel 28 GDPR efterlevs samt möjliggöra och bidra till granskningar, såsom anges i avsnitt 12.

5. Den Personuppgiftsansvariges skyldigheter

Den Personuppgiftsansvarige ska:

6. Underbiträden

6.1 Allmänt förhandstillstånd

Den Personuppgiftsansvarige ger ett allmänt skriftligt förhandstillstånd för Personuppgiftsbiträdet att anlita underbiträden för att bistå med tillhandahållandet av Tjänsten, med förbehåll för villkoren i detta avsnitt. Den aktuella förteckningen över godkända underbiträden anges i Bilaga C.

6.2 Skyldigheter avseende underbiträden

När Personuppgiftsbiträdet anlitar ett underbiträde:

6.3 Meddelande om ändringar

Personuppgiftsbiträdet ska meddela den Personuppgiftsansvarige minst 30 dagar i förväg om alla planerade ändringar avseende tillägg eller ersättning av underbiträden, så att den Personuppgiftsansvarige får möjlighet att invända mot sådana ändringar.

6.4 Rätt att invända

Om den Personuppgiftsansvarige har rimliga skäl att invända mot anlitandet av ett nytt underbiträde ska den Personuppgiftsansvarige meddela Personuppgiftsbiträdet inom 14 dagar från mottagandet av meddelandet. Parterna ska diskutera den Personuppgiftsansvariges invändningar i god tro. Om parterna inte kan nå en lösning får den Personuppgiftsansvarige säga upp de berörda tjänsterna utan påföljd genom skriftligt meddelande.

7. Säkerhetsåtgärder

Personuppgiftsbiträdet ska införa och upprätthålla de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som beskrivs i Bilaga B, vilka minst omfattar:

7.1 Kryptering

7.2 Åtkomstkontroll

7.3 Infrastruktursäkerhet

7.4 Övervakning och loggning

7.5 Personal

7.6 Kontinuitetshantering

7.7 Löpande utvärdering

Personuppgiftsbiträdet ska regelbundet utvärdera och uppdatera säkerhetsåtgärderna för att säkerställa att de förblir lämpliga i förhållande till de risker som är förknippade med behandlingen. Personuppgiftsbiträdet får inte väsentligt sänka den övergripande säkerhetsnivån under detta Biträdesavtals löptid.

8. Anmälan av personuppgiftsincident

8.1 Anmälan till den Personuppgiftsansvarige

Personuppgiftsbiträdet ska underrätta den Personuppgiftsansvarige om en Personuppgiftsincident utan onödigt dröjsmål och under alla omständigheter inom 72 timmar efter att ha fått kännedom om den. Underrättelsen ska skickas till den e-postadress som är kopplad till den Personuppgiftsansvariges konto och ska, i den mån informationen finns tillgänglig, innehålla:

8.2 Personuppgiftsbiträdets skyldigheter

När Personuppgiftsbiträdet får kännedom om en Personuppgiftsincident ska det:

8.3 Den Personuppgiftsansvariges anmälan till tillsynsmyndigheten

Den Personuppgiftsansvarige ansvarar för att avgöra om Personuppgiftsincidenten måste anmälas till en tillsynsmyndighet och/eller till Registrerade enligt artiklarna 33 och 34 GDPR. Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige allt rimligt samarbete och bistånd vid sådana bedömningar och vid fullgörandet av sådana skyldigheter.

9. Registrerades begäranden

9.1 Bistånd

Personuppgiftsbiträdet ska, med beaktande av behandlingens art, genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, i den mån det är möjligt, bistå den Personuppgiftsansvarige med att fullgöra sin skyldighet att besvara begäranden från Registrerade som utövar sina rättigheter enligt kapitel III i GDPR, inklusive:

9.2 Underrättelse

Om Personuppgiftsbiträdet tar emot en begäran direkt från en Registrerad ska Personuppgiftsbiträdet skyndsamt (och under alla omständigheter inom 5 arbetsdagar) hänvisa den Registrerade till den Personuppgiftsansvarige och underrätta den Personuppgiftsansvarige om begäran. Personuppgiftsbiträdet ska inte besvara en sådan begäran direkt om det inte har godkänts av den Personuppgiftsansvarige eller krävs enligt lag.

9.3 Dataexport

Personuppgiftsbiträdet tillhandahåller funktioner via Tjänstens kontrollpanel som gör det möjligt för den Personuppgiftsansvarige att exportera Kunddata i allmänt använda maskinläsbara format (JSON, CSV). Den Personuppgiftsansvarige kan använda dessa verktyg för att uppfylla begäranden om dataportabilitet.

10. Konsekvensbedömning avseende dataskydd

Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige rimligt bistånd vid genomförandet av konsekvensbedömningar avseende dataskydd ("DPIA") och förhandssamråd med tillsynsmyndigheter enligt artiklarna 35 och 36 GDPR, där så krävs i samband med behandlingen av Personuppgifter via Tjänsten. Sådant bistånd ska omfatta information om Personuppgiftsbiträdets behandlingsaktiviteter, tekniska och organisatoriska åtgärder samt arrangemang med underbiträden.

11. Internationella överföringar

11.1 Primär lagring

Personuppgiftsbiträdet lagrar Kunddata, inklusive Personuppgifter, primärt inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), närmare bestämt i Supabase-infrastruktur belägen i regionen Irland (eu-west-1).

11.2 Överföringar till tredjeländer

Vissa underbiträden som anlitas av Personuppgiftsbiträdet är belägna i USA. När Personuppgifter överförs till ett land utanför EES som inte har erhållit ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen tillämpas följande skyddsåtgärder:

11.3 Konsekvensbedömningar av överföringar

Personuppgiftsbiträdet ska genomföra och upprätthålla konsekvensbedömningar för varje internationell överföring, med utvärdering av mottagarlandets rättsliga ramverk och effektiviteten hos de skyddsåtgärder som finns på plats. Dessa bedömningar ska göras tillgängliga för den Personuppgiftsansvarige på begäran.

12. Granskningsrätt

12.1 Information

Personuppgiftsbiträdet ska ge den Personuppgiftsansvarige tillgång till all information som krävs för att visa att de skyldigheter som fastställs i artikel 28 GDPR och detta Biträdesavtal har fullgjorts.

12.2 Granskning

Personuppgiftsbiträdet ska möjliggöra och bidra till granskningar, inbegripet inspektioner, som genomförs av den Personuppgiftsansvarige eller av en revisor som bemyndigats av den Personuppgiftsansvarige, på följande villkor:

12.3 Certifieringar och rapporter

Där sådana finns tillgängliga kan Personuppgiftsbiträdet tillhandahålla relevanta certifieringar, granskningsrapporter (t.ex. SOC 2 Typ II-rapporter) eller sammanfattningar av oberoende tredjepartsgranskningar för att uppfylla den Personuppgiftsansvariges granskningskrav. Den Personuppgiftsansvarige samtycker till att beakta sådan dokumentation i stället för en fysisk granskning när den på ett rimligt sätt besvarar den Personuppgiftsansvariges frågor.

13. Radering och återlämnande av uppgifter

13.1 Vid uppsägning

Vid uppsägning eller upphörande av avtalet mellan den Personuppgiftsansvarige och Personuppgiftsbiträdet:

13.2 Undantag för lagring

Personuppgiftsbiträdet får behålla Personuppgifter efter uppsägningen endast när:

I varje sådant fall ska Personuppgiftsbiträdet fortsätta att skydda de bevarade uppgifterna i enlighet med detta Biträdesavtal och begränsa behandlingen till de ändamål som krävs enligt lag.

13.3 Under löptiden

Under avtalets löptid kan den Personuppgiftsansvarige begära radering av specifika Kunddata via Tjänstens kontrollpanel eller genom skriftlig begäran till Personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsbiträdet ska uppfylla sådana begäranden inom 30 dagar, med förbehåll för teknisk genomförbarhet och rättsliga lagringsskyldigheter.

14. Ansvar

14.1 Ansvarsfördelning

Varje part ansvarar för skada som orsakats av behandling som strider mot GDPR, i enlighet med artikel 82 GDPR:

14.2 Ansvarsbegränsning

Det totala sammanlagda ansvaret för någon av parterna enligt detta Biträdesavtal omfattas av de ansvarsbegränsningar som anges i användarvillkoren, med undantag för att sådana begränsningar inte gäller för:

14.3 Skadeslöshet

Varje part ska hålla den andra parten skadeslös för alla kostnader, anspråk, skador eller utgifter som uppkommer till följd av den ersättningsskyldiga partens brott mot detta Biträdesavtal eller dess skyldigheter enligt GDPR, förutsatt att den part som begär ersättning utan dröjsmål underrättar den andra parten och ger rimligt samarbete.

15. Löptid och uppsägning

15.1 Löptid

Detta Biträdesavtal börjar gälla den dag då den Personuppgiftsansvarige först använder Tjänsten och förblir i kraft så länge Personuppgiftsbiträdet behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning.

15.2 Fortsatt giltighet

Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt detta Biträdesavtal fortsätter att gälla efter avtalets upphörande i den utsträckning som krävs för att fullgöra dess skyldigheter avseende återlämnande eller radering av Personuppgifter samt eventuella fortlöpande sekretesskyldigheter.

16. Allmänna bestämmelser

16.1 Tillämplig lag

Detta Biträdesavtal regleras av och tolkas i enlighet med lagstiftningen i Nederländerna, utan hänsyn till dess lagvalsregler. Alla tvister som uppstår enligt detta Biträdesavtal ska vara underkastade exklusiv jurisdiktion för behöriga domstolar i Amsterdam, Nederländerna.

16.2 Avtalets bestånd

Om någon bestämmelse i detta Biträdesavtal bedöms vara ogiltig eller inte verkställbar ska de återstående bestämmelserna fortsätta att gälla fullt ut. Den ogiltiga bestämmelsen ska ersättas med en giltig bestämmelse som så nära som möjligt återspeglar den ursprungliga avsikten.

16.3 Ändringar

Detta Biträdesavtal kan ändras av Personuppgiftsbiträdet för att återspegla ändringar i tillämplig lag eller i Personuppgiftsbiträdets databehandlingspraxis. Väsentliga ändringar ska meddelas den Personuppgiftsansvarige minst 30 dagar i förväg. Fortsatt användning av Tjänsten efter ett sådant meddelande innebär godkännande av det ändrade Biträdesavtalet.

16.4 Fullständigt avtal

Detta Biträdesavtal utgör, tillsammans med användarvillkoren, Integritetspolicyn och eventuella tillämpliga orderformulär, det fullständiga avtalet mellan parterna avseende dess föremål.

16.5 Kontakt

Frågor om detta Biträdesavtal ska ställas till: privacy@vocito.ai

Bilaga A: Uppgifter om behandlingen

A.1 Föremål och varaktighet

FöremålBehandling av Personuppgifter via Vocitos plattform för AI-röstreceptionist
VaraktighetUnder löptiden för avtalet mellan den Personuppgiftsansvarige och Personuppgiftsbiträdet, plus tillämpliga lagringsperioder

A.2 Behandlingens art och ändamål

BehandlingsaktivitetÄndamål
Mottagning av inkommande telefonsamtalBesvarande av samtal för den Personuppgiftsansvariges verksamhet via AI-röstagent
SamtalsinspelningInspelning av samtal för den Personuppgiftsansvariges granskning, kvalitetssäkring och dokumentation
SamtalstranskriptionOmvandling av röstinspelningar till text för granskning, sökning och leadextraktion
AI-samtalsbehandlingAnvändning av stora språkmodeller för att förstå uppringarens avsikt, generera svar och extrahera strukturerad information
SMS-meddelandenUtskick av uppföljande textmeddelanden till uppringare för den Personuppgiftsansvariges räkning
LeadhanteringInsamling, lagring och organisering av leadinformation från samtal
Bokning och schemaläggningSkapande av bokningar och kalenderposter för den Personuppgiftsansvariges räkning
E-postintegrationUtskick av aviseringar och hantering av e-postkommunikation via Gmail/Microsoft 365
Hantering av CRM-uppgifterLagring och organisering av kundrelationsdata
Analys och rapporteringFramtagning av användningsstatistik, samtalsanalyser och prestandarapporter
DatalagringLagring av Kunddata i EU-baserad infrastruktur

A.3 Typer av Personuppgifter

A.4 Kategorier av Registrerade

Bilaga B: Tekniska och organisatoriska åtgärder

Personuppgiftsbiträdet vidtar följande tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32 GDPR:

B.1 Kryptering

ÅtgärdGenomförande
Kryptering under överföringTLS 1.2+ för all dataöverföring, inklusive API-anrop, åtkomst till kontrollpanelen och kommunikation med underbiträden
Kryptering i vilaAES-256-kryptering för alla lagrade Personuppgifter, inklusive samtalsinspelningar, databasposter och fillagring
NyckelhanteringKrypteringsnycklar hanteras via säkra nyckelhanteringstjänster med åtskillnad av ansvar

B.2 Åtkomstkontroll

ÅtgärdGenomförande
AutentiseringStarka lösenordspolicyer; MFA för all administrativ åtkomst och produktionsåtkomst
BehörighetRollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) enligt principen om minsta möjliga behörighet; isolering av kunddata
ÅtkomstgranskningarKvartalsvis granskning av alla åtkomstbehörigheter; omedelbar återkallelse vid rollbyte eller avgång
Isolering av kunddataLogisk separation av Kunddata med radnivåsäkerhet (RLS) i Supabase PostgreSQL

B.3 Infrastruktur- och nätverkssäkerhet

ÅtgärdGenomförande
DriftDrift i EU-region på Railway och Supabase med EU-baserad infrastruktur, krypterad i vila
NätverkssäkerhetBrandväggsskydd, nätverkssegmentering, DDoS-skydd
SårbarhetshanteringRegelbunden sårbarhetsskanning; skyndsam åtgärd av kritiska sårbarheter
PenetrationstestningÅrlig penetrationstestning av tredje part

B.4 Övervakning, loggning och incidenthantering

ÅtgärdGenomförande
SäkerhetsövervakningKontinuerlig övervakning av säkerhetshändelser, avvikelser och obehöriga åtkomstförsök
GranskningsloggningLoggning av åtkomst till Personuppgifter, administrativa åtgärder och säkerhetshändelser; loggar bevaras i minst 12 månader
IncidenthanteringDokumenterad incidenthanteringsplan med definierade roller, eskaleringsvägar och kommunikationsrutiner; anmälan av personuppgiftsincident inom 72 timmar

B.5 Uppgiftsminimering och lagring

ÅtgärdGenomförande
UppgiftsminimeringBehandlingen begränsas till Personuppgifter som är nödvändiga för de angivna ändamålen; realtidsströmning till AI-leverantörer i stället för massöverföringar av data
LagringshanteringAutomatiserade lagringspolicyer med konfigurerbara lagringsperioder; automatiserad radering av utgångna uppgifter
RaderingsrutinerSäker radering av Personuppgifter på begäran eller när lagringsperioden löper ut, inklusive från säkerhetskopior inom 90 dagar

B.6 Kontinuitetshantering och katastrofåterställning

ÅtgärdGenomförande
SäkerhetskopiorRegelbundna automatiserade säkerhetskopior av Kunddata; krypterad lagring av säkerhetskopior; testade återställningsrutiner
RedundansRedundant infrastruktur för kritiska tjänster; failover-funktioner
ÅterställningsmålDefinierade mål för återställningstid (RTO) och återställningspunkt (RPO) för kritiska system

B.7 Personalåtgärder

ÅtgärdGenomförande
KonfidentialitetAll personal undertecknar sekretessavtal som omfattar Personuppgifter
UtbildningUtbildning i säkerhets- och dataskyddsmedvetenhet för all personal vid introduktion och därefter årligen
BakgrundskontrollerBakgrundskontroller av personal med åtkomst till produktionssystem (där lagen tillåter det)

Bilaga C: Förteckning över underbiträden

Per maj 2026 anlitar Personuppgiftsbiträdet följande underbiträden:

UnderbiträdeJuridisk personÄndamålBehandlade uppgifterPlatsÖverföringsmekanism
Twilio Twilio Inc. Telefoniinfrastruktur, dirigering av röstsamtal, SMS-leverans Telefonnummer, samtalsljud (realtid), samtalsmetadata, SMS-innehåll USA Standardavtalsklausuler + DPF
ElevenLabs ElevenLabs Inc. AI-röstsyntes, röstgenerering i realtid Samtalsljud (realtidsströmning) USA Standardavtalsklausuler
Anthropic Anthropic PBC Stor språkmodell (Claude) för samtalsförståelse och svarsgenerering Samtalstranskriptioner (realtid), samtalskontext USA Standardavtalsklausuler
Google Google LLC Stor språkmodell (Gemini) för samtalsbehandling Samtalstranskriptioner (realtid), samtalskontext USA / EU Standardavtalsklausuler + DPF
OpenAI OpenAI Inc. Stor språkmodell (GPT) för samtalsbehandling Samtalstranskriptioner (realtid), samtalskontext USA Standardavtalsklausuler + DPF
Supabase Supabase Inc. Drift av PostgreSQL-databas, fillagring (samtalsinspelningar), autentisering Alla Kunddata (kontouppgifter, samtalsinspelningar, transkriptioner, leads, CRM-uppgifter) EU (Irland) Uppgifter lagras inom EES; standardavtalsklausuler med moderbolaget
Railway Railway Corp. Drift och körning av backend-applikation Applikationsdata under överföring och behandling EU-region Uppgifter behandlas inom EES; standardavtalsklausuler med moderbolaget

Denna förteckning upprätthålls och uppdateras av Personuppgiftsbiträdet. Den Personuppgiftsansvarige meddelas minst 30 dagar i förväg om eventuella tillägg eller ändringar i förteckningen.